Messeorganisation bei item: Maschinenbau erlebbar machen

9. Mär 2016 item Redaktion

Warum gehören Messen immer noch zu den beliebtesten Marketinginstrumenten? Und wie gehen wir eigentlich bei der Planung einer Messe vor?

Die Teilnahme an Messen ist auch für uns unverzichtbar, um Kunden die vielfältige item Produktwelt näher zu bringen. Hier gibt es anregende Gespräche und Diskussionen, wohin man blickt. So sind wir jedes Jahr bei zahlreichen Messen im In- und Ausland präsent. Pünktlich zur LogiMAT (8-10. März) möchten wir daher einen kleinen Einblick hinter die Kulissen geben, die letztendlich für eine erfolgreiche Messeteilnahme sorgen. Unser vierköpfiges Kern-Team in Sachen Messeorganisation ließ sich dabei ausgiebig in die Karten schauen und berichtet aus seinem spannenden Arbeitsalltag.

Vorbereitung mit langem Atem

Wie lange dauern eigentlich die Vorbereitungen für eine einzelne Messe? Obwohl dies von den individuellen Rahmenbedingungen der Messe abhängt, fällt der Startschuss in der Regel neun bis zwölf Monate vorher, nachdem die Teilnahme festgelegt wurde. Zu diesem Zeitpunkt wird bereits das Zimmerkontingent für die Messemannschaft gebucht.

Drei bis vier Monate vor Messebeginn steht dann ein Kickoff-Termin an. In diesem Termin werden in enger Absprache mit den Kollegeninnen und Kollegen aus den Bereichen Vertrieb, Entwicklung, Design und Marketing die Themenschwerpunkte festgelegt. „Dort werden Dinge besprochen wie etwa: Was wollen wir auf der Messe zeigen? Soll es Sonderaktionen geben? Danach verdichten sich die Aufgaben. Je näher der Termin rückt, desto mehr Arbeit wird es natürlich“, sagt Petra. Sie ist für die Koordination aller Marketingmaßnahmen zuständig, die im Zusammenhang mit Messeaktivitäten stehen: Einladungsmailings, Pressemitteilungen und vieles mehr.

Ganz entscheidend für einen erfolgreichen Messeauftritt ist natürlich der Messestand. Der erste Eindruck zählt! In den letzten Jahren hat sich ein gleichbleibendes Messestand-Design bewährt, das durch flexibel aufteilbare Ausstellungsflächen und klare Formen und Strukturen überzeugt. Nach dem ersten Kickoff-Termin plant Jens die Größe und die Aufteilung der Ausstellungsflächen mit den einzelnen Produktteams. Das so entstandene Layout sowie Änderungen und Wünsche werden direkt mit dem Messe-Design-Team abgestimmt.

Logistische Meisterleistungen

Steht alles fest, muss das gesamte Material natürlich sicher zum Veranstaltungsort gelangen. Hier arbeiten wir fast immer mit einer Spedition zusammen. Sie übernimmt einen Großteil der Transportaufgaben beim Messe-Support. Bei großen Messen wie der Motek kommen sogar zwei spezielle Fahrzeuge zum Einsatz. Die Planen der Auflieger haben wir gesponsert, daher sind sie in Weiß und mit item Logo gebrandet. „Wenn dann die LKW an den Messeort kommen, wissen alle schon: item ist da“, sagt Messeplaner Jens. Alles, was mit der Technik, Standreservierung und Kommunikation mit Ansprechpartnern zu tun hat, gehört zu seinen Aufgaben. 

Teilweise wird auf Messen auch unsere Roadshow beworben. Da es meistens eine MB- oder D30-Präsentation an unseren Messe-Ständen gibt, kommt es einfach öfters vor, dass Kunden diese Möglichkeit empfohlen wird. „Es kann sich definitiv lohnen, dass item persönlich im Unternehmen vorbei kommt. Wenn der Kunde eine Problemstellung hat, die man vor Ort besser klären kann, wird oft die Roadshow eingesetzt. Das macht aber ein anderes Team, meistens aus dem LPS- oder MB-Bereich“, erklärt Jens.

Aufbau und letzter Schliff

Der Standaufbau in der Messehalle wird von einem externen Dienstleister übernommen. Er sorgt für die Verlegung des (doppelten) Bodens sowie der Elektroanschlüsse und Aufhängung. Daraufhin kommt Niko zum Zuge, gemeinsam mit einem Mitarbeiter aus dem Musterbau. Die beiden übernehmen den Feinschliff – sie platzieren die Exponate und schauen, ob thematisch alles stimmig ist und nicht zuletzt, ob technisch alles seine Ordnung hat. Falls dies nicht der Fall sein sollte, muss kurzfristig noch eine Lösung mit dem Messebauer her.

Im nächsten Schritt kommt das Standpersonal ins Spiel, das für ein gelungenes Auftreten ein eingeschworenes Team sein sollte. Es besteht aus Kundenberatern, Produktmanagern und natürlich dem (internationalen) Vertrieb. Hierfür werden vornehmlich item-Mitarbeiter aus der näheren Umgebung der Veranstaltung zusammen getrommelt. „Haben wir in Stuttgart eine Messe, sind sie also aus dem Regionalzentrum Süd-West, hätten wir in Hamburg eine Messe, dann wäre das Personal direkt aus Hamburg, ganz einfach“, erklärt Kathrin. In Ihren Zuständigkeitsbereich fallen sowohl die Messeorganisation im Vorfeld als auch die Koordination vor Ort.

Messeorganisation par excellence

Außerdem sind wir sind stets bemüht, uns etwas Besonderes und Kreatives einfallen zu lassen. Gerade auf Messen spielt auch Entertainment eine große Rolle: So kam ein mit unseren Produkten nachgebauter „Looping Louie“ auf der Motek 2015 super an. Und auch einen Air-Hockey-Tisch haben wir schon aus unseren Profilen gebaut.

Doch wozu der ganze Aufwand? Ganz einfach: Bei einer Messe gibt es verschiedene Schwerpunkte, die aus Marketing-, Entwicklungs- und Vertriebssicht wertvoll sind. Da ist zum einen das Ziel, die eigene Markenbekanntheit zu steigern, ein Aspekt also, der in den Bereich des klassischen Marketings fällt. Für den Vertrieb zählt zum einen die Kundenpflege. So gibt es Bestandskunden, die kontinuierlich Messen besuchen und gezielt Ihren bekannten Ansprechpartner vom Vertrieb aufsuchen. Eine andere Aufgabe des Vertriebs ist es, Besucher auf sich aufmerksam zu machen, die das eigene Unternehmen bisher noch nicht oder anders wahrgenommen haben.

„Das kann sich natürlich auch auf einzelne Bereiche beziehen, etwa Ergonomie oder Lean Production. So passiert es, dass jemand denkt: ‚Ach so, die haben ja auch für uns das passende System!‘“, sagt Jens. All das kann man im Nachhinein auswerten und daher bewerten, wie erfolgreich eine Messe gelaufen ist. Zumal alle generierten Kontakte („Leads“) digital erfasst werden und sich so ideal betreuen lassen. Und für unsere Tüftler aus der Entwicklung ist eine Leitmesse wie die Motek die perfekte Möglichkeit, Neuheiten zu präsentieren und über den Tellerrand zu schauen. Worauf setzen die Marktbegleiter und welche Trends gibt es?

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